a) Viit – kirjeldusüksuse identifitseerimiseks ja viitamiseks ettenähtud numbriline või tähelis-numbriline arhiiviviit (viitekood). Tuntud ka leideandmetena. Viitekoodi esitamine arhiivi tasandil on kohustuslik juhul, kui selline on antud avaliku arhiivi poolt
b) Pealkiri – moodustaja või korrastaja poolt kirjeldusüksusele antud pealkiri või nimetus
c) Piirdaatumid – ajavahemik, mille katab kirjeldusüksuse aines. Esitatakse aasta, kuu või kuupäeva täpsusega
d) Kogus – kirjeldusüksuse suurus, maht, hulk, ulatus. Erinevate kirjeldusüksuste korral esitatakse erinevates mõõtühikutes:

• Riiulimeeter – kirjeldusüksuse säilitamiseks vajalike riiulimeetrite arv
• Säilikute arv – arhiivi või sarja moodustavate üksuste arv
• Lehti – säiliku lehtede arv. Saab määrata paberkandjal säilikute kohta

e) Moodustaja – andmed kirjeldusüksuse moodustaja kohta

• Moodustaja nimi – kirjeldusüksuse moodustaja nimi ja / või viide kirjeldusüksuse moodustaja kirjeldusele
• Moodustamise aeg – kirjeldusüksuse moodustamise aeg antud moodustaja poolt
• Kirjeldus – teave kirjeldusüksuse moodustamise asjaolude kohta, mida ei ole võimalik esitada mujal

f) Teatmestu – teave kirjeldusüksust kajastavate otsivahendite (nt. arhiivinimistud, toimikute loetelud, registrid), nende koostajate ja koostamise aja kohta:

• Arhiiviteatmestu – teave arhiivikorrastamise käigus koostatud või arhiivis kasutamiseks ette nähtud otsivahendite kohta
• Muu teatmestu – viide moodustaja asjaajamises tekkinud või muudele otsivahenditele, näiteks lauajuhenditele, kirjade registreerimise raamatutele, eri aegadel loodud nimestikele, kataloogidele, ülevaadetele

g) Arhiiv – arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum
h) Arhiivimoodustaja – asutus või isik, kes lõi, sai, hoidis alal ja kasutas arhivaale ülesannete täitmiseks või tegevuse dokumenteerimiseks
i) Arhiivinimistu – arhiivieeskirjas ette nähtud tervikkirjeldus. Nimistu võib koosneda näiteks arhiivimoodustaja, sarjade moodustajate, arhiivi kui terviku, sarjade ja arhivaalide üksikkirjeldustest
j) Sari – arhivaalide kogum, mille ühendavaks tunnuseks on tüüpiliselt kas liik või sisu. Esineb kahesuguseid sarju:

• Sarja peamiseks ühendavaks tunnuseks on dokumendiliik, nt. protokollid, käskkirjad, eelarved, parkimistrahvi kviitungid jne
• Sarja peamiseks ühendavaks tunnuseks on ainese sisu või asjaajamise ühtsus, st. dokumendid on loodud või saadud ühe liiki küsimuste e. “asjade” lahendamisel – sõltumata konkreetsete dokumentide liigist. Tegelikult liigitatakse niisugusel juhul mitte arhiiviainest, vaid ülesandeid, mille täitmiseks arhiivimoodustaja asju ajab. Dokumentideks võivad olla avaldused, küsitluslehed, tõendid jne.Tüüpiliseks näiteks on kohtuasjad

k) Säilik – korrastamise algüksus (üksikarhivaal või arhivaalide kogum) arhivaalide haldamiseks. Juhul kui säilikus paiknev arhiiviaines kuulub ühte ja samasse sarja, kirjeldatakse see tavaliselt arhivaali tasandil üksikkirjeldusena

2. Arhiivindust reguleerivad õigusaktid

• Eesti Vabariigi Põhiseadus
• Eesti Infopoliitika põhialused
• Avaliku teabe seadus
• Andmekogude seadus
• Isikuandmete kaitse seadus
• Riigisaladuse seadus
• Riigisaladuse kaitse kord
• Vabariigi Valitsuse seadus
• Avaliku teenistuse seadus
• Riigiteenistujate ametinimetuste ja palgaastmestiku seadus
• Arhiiviseadus
• Tsiviilseadustiku üldosa seadus
• Raamatupidamisseadus
• Töölepingu seadus
• Äriseadustik
• Sihtasutuste seadus
• Mittetulundusühingute seadus
• Eesti Vabariigi põllumajandusreformi seadus
• Avaldustele vastamise seadus
• Digitaalallkirja seadus
• Kriminaalkoodeks
• Haldusõigusrikkumiste seadustik
• Riigilõivuseadus
• Tolliseadus