|
Põhimõisted
- Asjaajamine -
Dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi
- Dokument -
Mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks
- Arhivaal -
Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule
- Arhiiv -
Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum
Asjaajamise korraldamine
Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse asjaajamistoiminguid korraldavad (vastutavad) struktuuriüksused ja ametnikud:
- Asjaajmise korraldamine (sh. asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine)
- Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine
- Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh. teabenõuete täitmine)
- Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku– või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine
- Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine
Nõuded asjaajamisele
Asjaajamine peab olema teostatud süstemaatiliselt ning asjaajamistoimingud peavad olema kavandatud ja metoodiliselt teostatud.
Asjaajamine peab olema teostatud järjekindlalt:
- järjekindlus suhtumises dokumenti olenemata selle teabeväärtusest
- järjekindlus ajas – tähelepanu ja vahendid
- kõik dokumendiliigid, teabekandjad, vormingud
Asjajamistoimingud peavad olema kontrollitavad
- Kõik toimingud, mida dokumendiga tehakse, peavad olema kontrollitud dokumendi loomisest või saamisest kuni tema hävitamise või üleandmiseni avalikku– või eraarhiivi
Asjaajamine toimib kogu elukäigu jooksul:
- dokumendi elukäik põhineb dokumentide väärtuse muutumises ajas
- dokumendi elukäik võib kesta 1 aasta, 10 aastat või 100 aastat jne. Aktiivses faasis olev dokument läbib elukäigu jooksul kolm faasi: aktiivse, poolaktiivse ja mitteaktiivse
Asjaajamine peab tagama
- asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise
- nõuetekohaste dokumentide vormistamise
- dokumentide kiire ringluse
- dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile
- dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise
- dokumentide tähtaegse täitmise
- dokumentide ja neis sisalduva teabe säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaja jooksul
Asutuse asjaajamiskord
Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse:
- asutuse asjaajamisperiood või –perioodid
- asutuse dokumendiringluse kord või skeemid
- dokumendiblankide kasutamise kord
- registreeritavate dokumentide liigid; registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem
- dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu
- dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord
- asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord
- asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord
- dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord
- dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord
- vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord
- dokumentide hoidmise ja hävitamise kord kooskõlas Vabariigi Valitsuse 29.dets. 1998 aasta määrusega nr. 308 kinnitatud "Arhiivieeskirjaga"
- ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus – või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord
- muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest
Loe lisaks:Dokument asjaajamises
|
